Zwei Zweiertische ergeben nicht immer einen Vierertisch

Samstagabend. Um fünf Uhr nachmittags reserviert ein Paar online und wählt den Sechsertisch am Fenster: Er ist frei, er ist der schönste, warum nicht. Um halb neun ruft eine sechsköpfige Familie an. Der Sechsertisch ist mit zwei Personen belegt, die anderen sind zu klein. Die Familie geht woandershin.

Niemand hat einen Fehler gemacht, und doch hat der Gastraum sechs Gedecke verloren. Das ist eine der am wenigsten sichtbaren Kosten von Online-Reservierungen, und sie hängt fast immer von einer einzigen Sache ab: wie der Tisch vergeben wird.

Das Problem ist nicht das Reservieren, sondern das Vergeben

Viele Reservierungssysteme entstehen, um das Problem des klingelnden Telefons zu lösen. Und das tun sie: Der Gast reserviert selbst, zu jeder Uhrzeit. Oft behandeln sie den Gastraum aber wie eine Liste gleicher Plätze. Sie lassen den Gast den Tisch wählen oder vergeben den ersten freien.

Wer im Service arbeitet, weiß, dass das nicht stimmt. Ein Sechsertisch mit zwei Personen sind vier Gedecke, die an diesem Abend nicht wiederkommen. Ein erfahrener Gastgeber weiß das aus dem Bauch heraus; ein automatisches System muss es als Regel kennen.

Regel 1: der kleinste Tisch, der reicht

Die einfachste Regel ist auch die wirksamste: Jede Reservierung bekommt den kleinsten Tisch, an den die Gruppe passt. Zwei Personen an den Zweiertisch, vier an den Vierertisch. Große Tische bleiben so lange wie möglich frei, für die Gruppen, die sie wirklich brauchen.

Deshalb sollte der Gast besser die Uhrzeit wählen, nicht den Tisch. Das Fenster ist schön, aber wer reserviert, sieht nicht den ganzen Gastraum: das System schon.

Regel 2: festlegen, welche Tische sich kombinieren lassen

Zwei benachbarte Zweiertische werden zum Vierertisch. Zwei Zweiertische an entgegengesetzten Enden des Raums nicht. Das klingt selbstverständlich, aber ein System, das freie Plätze addiert, ohne zu wissen, wo die Tische stehen, verspricht unmögliche Kombinationen.

Die Lösung ist, es einmal festzulegen: Tisch 1 lässt sich mit 2 kombinieren, 3 mit 4, die Terrassentische untereinander. Passt eine Gruppe dann an keinen Einzeltisch, sucht das System ein freies kombinierbares Paar und bucht es als einen Tisch.

Erst der kleinste passende Einzeltisch, dann die Kombination. Nie umgekehrt.

Regel 3: Jeder Service hat seine Dauer

Ein schnelles Mittagessen belegt den Tisch nicht so lange wie ein Degustationsmenü am Abend. Hat jeder Service seine eigene Dauer, weiß das System, wann der Tisch wieder frei ist, und kann eine zweite Runde ohne Überschneidung anbieten. Ist die Dauer immer gleich oder fehlt sie, blockiert man den Tisch entweder den ganzen Abend oder überschneidet zwei Reservierungen.

Regel 4: nur fragen, wenn es eine Wahl gibt

Saal oder Terrasse? Eine gute Frage, aber nur, wenn zu dieser Uhrzeit in beiden Platz ist. Ist nur die Terrasse frei, ist die Frage ein zusätzlicher Schritt, bei dem Gäste die Reservierung abbrechen. Fragen stellt man, wenn sie nötig sind, nicht aus Gewohnheit.

Ein Beispiel mit Zahlen

Ein kleiner Gastraum: zwei Zweiertische, zwei Vierertische und ein Sechsertisch. Am Samstag um 20 Uhr kommen in dieser Reihenfolge vier Anfragen: ein Paar, eine Vierergruppe, ein weiteres Paar, eine Sechsergruppe.

• Wenn der Gast den Tisch wählt. Das erste Paar nimmt den Sechsertisch. Die Vierergruppe nimmt einen Vierertisch, das zweite Paar einen Zweiertisch. Für die Sechsergruppe bleibt nichts: ein Vierer- und ein Zweiertisch, weit voneinander entfernt. Belegt: acht Gedecke.
• Mit dem kleinsten Tisch, der reicht. Die beiden Paare kommen an die Zweiertische, die Vierergruppe an einen Vierertisch, die Sechsergruppe an den Sechsertisch. Es bleibt sogar ein Vierertisch für spätere Gäste frei. Belegt: vierzehn Gedecke.

Gleiche Anfragen, gleicher Gastraum, gleicher Abend: sechs Gedecke Unterschied. Über ein Jahr voller Samstage sind das Zahlen, die man in der Bilanz sieht.

Was Sie schon ab morgen tun können

1. Zeichnen Sie den Gastraum. Jeden Tisch mit seinen tatsächlichen Plätzen, nicht den theoretischen.
2. Markieren Sie mögliche Kombinationen. Welche Tische sich wirklich zusammenstellen lassen, ohne den halben Raum umzuräumen.
3. Geben Sie jedem Service eine Dauer. Mittagessen, Abendessen, Degustation, Aperitif.
4. Halten Sie alles an einem Ort. Telefonische Reservierungen gehören ins selbe System wie die Online-Reservierungen, sonst kann keine Regel funktionieren.

Zusammengefasst

Online-Reservierungen sollen nicht nur das Telefon entlasten: Sie sollen den Gastraum besser füllen, als Sie es von Hand tun würden, nicht schlechter. Dafür genügen wenige klare Regeln, einmal festgelegt: der kleinste Tisch, der reicht, die möglichen Kombinationen, die Dauer der Services.

Der Gast wählt, wann er kommt. Um den richtigen Tisch kümmert sich das System.